Ulkoiseen arkistoon voidaan jakaa dokumentteja mobiilikäyttäjien nähtäville. Kansiorakenteen henkilökunta voi luoda toimiston prosessien mukaiseksi ja kansioihin voidaan asettaa rajoitteita, millä määritetään kuka näkee kansion sekä sen dokumentit. Rajoituksina toimivat henkilöryhmät Hallitus, Osakas, Asukas.