Reskontran käyttö
Laskujen luonti
Pääsette luomaan laskuja kaikilla taloussivuilta valitsemalla listan oikeasta laidasta Työkalut -> Luo laskuja.
Asetukset laskujen luontiin
Syöttäkää kuukaudet Kauden alku ja Kauden loppu kenttiin, joiden välille haluatte luoda laskuja reskontraan. Kaikkien valitun aikavälin kausien tulee olla auki (KTS. Reskontra asetukset – Laskutuskaudet) eikä kausien tilikausi saa olla lukittu.
Voitte ylikirjoittaa yrityksen oletuspäivämäärän ja maksuyksiköiden poikkeavat eräpäivät valitsemalla laskujen luonti vaiheessa ylikirjoita eräpäivä valikosta haluttu päivä.
Maksutyypit valikosta tulee valita ne maksut, joista halutaan luoda laskuja. Maksutyyppeinä on:
Toistuva: Kaikki maksulajipohjaiset maksut pois lukien kulutusperusteinen tyyppiset maksulajit. Näette nämä maksut maksuyksikön yleistiedoissa Toistuvien maksujen laskupohjat laatikossa.
Kulutus: Mittarirekisterin lukemien pohjalta luodut kulutusmaksut. Näette nämä maksut maksuyksikön yleistiedoissa Kulutusmaksujen laskupohjat laatikossa.
Projekti: Lainahallinnassa luodut hankeosuuslaskut. HUOM! Lainaosuuslaskut luodaan lainahallinasta. Näette nämä maksut maksuyksikön yleistiedoissa Hankemaksujen laskupohjat laatikossa.
Kerta: Maksuyksiköille luodut kertamaksut. Näette nämä maksut maksuyksikön yleistiedoissa Kertamaksujen laskupohjat laatikossa.
Laskutettavat maksuyksiköt valikosta valitaan maksuyksiköt, joille halutaan luoda laskuja. Voitte valita yksittäisiä maksuyksiköitä, yksittäisiä tiloja tai koko yrityksen kerralla.
Valitessanne maksutyypeiksi Toistuva tai Kulutus, avautuu ikkunaan listaus yrityksen maksulajeista. Voitte valita laskuihin sisällytettävät maksulajit sekä kulutuslaskuille loppusummaa kuittaava ennakkomaksu.
Kun asetukset on syötetty, painakaa Päivitä laskulistaukset, jolloin järjestelmä kerää luotavat laskut asetusten mukaan. Toistuvien maksujen laskuja luotaessa, tulee muistaa seuraavat säännöt reskontran päivämäärä asetuksissa:
Maksuyksikön on oltava aktiivinen kuukauden aikana. (Aloituspäivämäärä ennen kuukauden viimeistä päivää ja päättymispäivämäärä on tyhjä tai kuukauden viimeisen päivän jälkeen)
Maksuyksikön sidos toistuvaan maksuun on aktiivinen kuukausittaisena eräpäivänä. (Aloituspäivämäärä ennen kuukauden eräpäivää ja päättymispäivä on tyhjä tai kuukauden eräpäivän jälkeen)
Maksulajille on valittu kyseinen kuukausi ja maksulajin voimassaoloaika on oltava aktiivinen kuukausittaisena eräpäivänä. (Aloituspäivämäärä ennen kuukauden eräpäivää ja päättymispäivä on tyhjä tai kuukauden eräpäivän jälkeen)
Luotavien laskuen valinta
Päivitä laskulistaukset tuo ikkunaan kolme uutta laatikkoa.
Kustomoi laskuja laatikon alla voitte lisätä vapaavalintaisia tekstejä kahteen eri osaan laskua. Järjestelmä tarjoaa suomen-, ruotsin- ja englanninkielistä kustomointia riippuen laskutettavien henkilöiden kielivalinnoista. Jos kaikki laskutettavat ovat suomenkielisiä, on vaihtoehtona siis ainoastaan Suomi. Useamman kielen kustomoinneissa järjestelmä lisää automaattisesti oikean kielisen tekstin henkilön kielen mukaan.
Uudet laskut laatikon alla näette kaikki laskut, joita ei ole viety aikaisemmin reskontraan. Laskun rivin oikeasta laidasta voitte valita, haluatteko luoda laskun.
Päivitettävät laskut laatikon alla näette laskut, jos reskontrassa on lasku samalle maksuyksikölle samalla viitenumerolla ja samalle kuukaudelle.
Voitte valita päivitettäville laskuille toiminnot joko laskun rivin oikeasta laidasta tai Päivitettävät laskut otsikon oikeasta laidasta kaikille laskuille kerralla. Oletuksena kaikille laskuille on valittuna Korvaa nykyinen. Toimintovaihtoehtoina on:
Ohita: Laskua ei luoda reskontraan ja reskontrasta löydetty lasku pysyy ennallaan.
Korvaa nykyinen: Uusi lasku luodaan reskontraan ja reskontrasta löydetty lasku poistetaan. Mikäli reskontrassa olevalle laskulle on kohdistettu maksuja, siirtyvät kohdistukset automaattisesti uudelle laskulle. Mikäli uuden laskun kokonaissumma on pienempi kuin vanhalle laskulle kohdistetut maksut, siirretään ylimenevät maksut maksuyksikölle ennakoksi.
Luo uusi: Uusi lasku luodaan reskontraan ja reskontrasta löydetty lasku pysyy ennallaan.
Valitsemalla ikkunan alalaidassa Siirry laskujen lähetykseen reskontrasiirron jälkeen, järjestelmä ohjaa teidät suoraan laskujen lähetys prosessiin, kun laskut on tallennettu. Siirrä laskut reskontraan tallentaa laskut valituilla toiminnoilla. Voitte tarkastella luotavia laskuja tarkemmin ennen reskontraan siirtoa painamalla alalaidasta Esikatsele laskut ja tavoitteiden yhteenveto.
Luotavien laskuen valinta
Päivitä laskulistaukset tuo ikkunaan kolme uutta laatikkoa.
Kustomoi laskuja laatikon alla voitte lisätä vapaavalintaisia tekstejä kahteen eri osaan laskua. Järjestelmä tarjoaa suomen-, ruotsin- ja englanninkielistä kustomointia riippuen laskutettavien henkilöiden kielivalinnoista. Jos kaikki laskutettavat ovat suomenkielisiä, on vaihtoehtona siis ainoastaan Suomi. Useamman kielen kustomoinneissa järjestelmä lisää automaattisesti oikean kielisen tekstin henkilön kielen mukaan.
Uudet laskut laatikon alla näette kaikki laskut, joita ei ole viety aikaisemmin reskontraan. Laskun rivin oikeasta laidasta voitte valita, haluatteko luoda laskun.
Päivitettävät laskut laatikon alla näette laskut, jos reskontrassa on lasku samalle maksuyksikölle samalla viitenumerolla ja samalle kuukaudelle.
Voitte valita päivitettäville laskuille toiminnot joko laskun rivin oikeasta laidasta tai Päivitettävät laskut otsikon oikeasta laidasta kaikille laskuille kerralla. Oletuksena kaikille laskuille on valittuna Korvaa nykyinen. Toimintovaihtoehtoina on:
Ohita: Laskua ei luoda reskontraan ja reskontrasta löydetty lasku pysyy ennallaan.
Korvaa nykyinen: Uusi lasku luodaan reskontraan ja reskontrasta löydetty lasku poistetaan. Mikäli reskontrassa olevalle laskulle on kohdistettu maksuja, siirtyvät kohdistukset automaattisesti uudelle laskulle. Mikäli uuden laskun kokonaissumma on pienempi kuin vanhalle laskulle kohdistetut maksut, siirretään ylimenevät maksut maksuyksikölle ennakoksi.
Luo uusi: Uusi lasku luodaan reskontraan ja reskontrasta löydetty lasku pysyy ennallaan.
Valitsemalla ikkunan alalaidassa Siirry laskujen lähetykseen reskontrasiirron jälkeen, järjestelmä ohjaa teidät suoraan laskujen lähetys prosessiin, kun laskut on tallennettu. Siirrä laskut reskontraan tallentaa laskut valituilla toiminnoilla. Voitte tarkastella luotavia laskuja tarkemmin ennen reskontraan siirtoa painamalla alalaidasta Esikatsele laskut ja tavoitteiden yhteenveto.
Laskujen lähetys
Pääsette laskujen lähetykseen kaikilla taloussivuilta valitsemalla listan oikeasta laidasta Työkalut -> Lähetä laskuja.
Ensimmäisessä vaiheessa valitse laskut, jotka haluatte lähettää. Valittavissa on kaikki avoimet laskut, joita ei ole vielä lähetetty. Apuvalintoina laskujen valinnassa on:
Kaikki: Valitsee kaikki valikon laskut
Kausi xxxx-yy: Valitsee kaikki kyseisen laskutuskauden laskut
#x Maksuyksikkö: Valitsee kaikki kyseisen maksuyksikön laskut
Siirry toiseen vaiheeseen painamalla ikkunan alalaidasta Seuraava
Toisessa vaiheessa näette kaikki koontilaskut valituista laskuista. Siirtämällä hiiren osoittimen henkilön nimen päälle, näette henkilön aktiiviset osoitetiedot. Painamalla henkilön nimestä, pääsette muokkaamaan henkilön tietoja.
Vihreä huutomerkki henkilön nimen perässä osoittaa, että lasku lähetetään henkilön takana olevan lisähenkilön osoitteeseen.
Voitte valita kunkin henkilön kohdalta laskun välitystavan. Oletusvalinnat tulevat maksuyksikön henkilöille valituista oletus laskutustavoista. Mikäli maksuyksiköllä on käytössä e-laskutus, on oletuksena kirje-/sähköpostilaskun lähetys pois, huolimatta henkilön oletusasetuksista (pois lukien suoramaksu asiakkaat).
Kuukausittainen pankkisiirtotosite valinnalla tulostetaan kirjeitse tai sähköpostilla toimitettaviin koontilaskuihin joka kuukaudelle erillinen pankkisiirtotosite.
Laskut lähetetään painamalla ikkunan alalaidasta Lähetä. HUOM! Toistaiseksi sähköpostilaskut lähtevät välittömästi ja kirjelaskut tiistaisin sekä perjantaisin.
Reskontran näkymä
Kaikki voimassa olevat laskut näette ylärivin valikosta Talous -> Reskontra.
Voitte suodattaa näkyviä laskuja yläotsikon vasemman laidan valinnoilla. Oletuksena näkyvillä on kaikki avoimet laskut kuluvan tilikauden alusta kuluvaan kuukauteen asti. Painamalla laskun riviä saatte alasvetovalikon laskun toiminnoista.
Laskujen uudelleen lähetys
Lähetä laskuja prosessin valikkoon tuodaan vain laskut, joita ei ole vielä lähetetty asiakkaalle. Mikäli haluatte lähettää laskun uudelleen, avatkaa Reskontra näkymästä kyseisen Laskun tiedot.
Avautuvassa ikkunassa näette Laskutusloki laatikossa kaikki laskun tapahtumat. Painamalla taulukossa Toimitus riviä pääsette toimitetun laskun tarkempiin tietoihin.
Seuraavasta näkymästä näette tiedot laskun lähetyksestä ja voitte siirtyä laskujen lähetys prosessiin valitsemalla alalaidasta Lähetä uudelleen.