Sähköinen allekirjoitus
Löydätte Dokumentit-ominaisuudesta SarakeSign-painikkeen, jota painamalla pääsette aloittamaan allekirjoitusprosessin valmistelun.
Täyttäkää allekirjoitusprosessin perustiedot:
- Allekirjoitusprosessin otsikko (Pakollinen, esimerkiksi Rakennuslupavaltakirja)
- Allekirjoitusprosessin kuvaus (Vapaaehtoinen, Näkyy kutsu sähköpostissa sekä allekirjoituspalvelussa)
- Eräpäiväksi voitte antaa päivämäärän, johon mennessä allekirjoitukset haluatte (Vapaaehtoinen, Näkyy kutsu sähköpostissa sekä allekirjoituspalvelussa. Allekirjoitusprosessi ei sulkeudu automaattisesti eräpäivänä, vaan teidän tulee sulkea se itse)
- Kuinka monta päivää ennen eräpäivää automaattinen muistutus lähetetään niille allekirjoittajille, jotka eivät ole allekirjoittaneet prosessia (Vapaaehtoinen)
Voitte valita kolmesta tunnistautumismenetelmästä tarpeenne mukaan.
- ”Ei tunnistautumista”-vaihtoehdossa linkki allekirjoitusprosessiin lähetetään sähköpostilla eikä allekirjoittajan tarvitse tunnistautua tai kirjautua palveluun
- Kaksivaiheinen tunnistus SMS-koodilla vaihtoehdossa linkki allekirjoitusprosessiin lähetetään sähköpostilla, ja allekirjoitukseen kirjautumiseen käytetään SMS-viestillä toimitettavaa koodia (puhelinnumero pakollinen kaikilla allekirjoittajilla)
- Vahva tunnistautuminen on pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella tapahtuva tunnistus.
Kaikki tunnistusmenetelmät ovat Euroopan unionin eIDAS-asetuksen kriteeristön mukaiset ja voitte käyttää todennusmenetelmää tarpeidenne mukaisesti.
Todennuksesta peritään hinnaston mukainen kulu, jonka voitte lisätä suoraan myös taloyhtiön laskulle.
”Yhdistä allekirjoitetut dokumentit”-asetus yhdistää kaikki allekirjoitetut dokumentit yhdeksi pdf-tiedostoksi allekirjoitusten keräämisen jälkeen ja tämä yksi tiedosto tallennetaan Avaa:n dokumenttiarkistoon.
Dokumentit-osiossa valitaan allekirjoitettavat dokumentit joko tietokoneenne kovalevyltä tai Avaa:n arkistosta. Voitte nimetä dokumentit vielä ennen allekirjoitusprosessin aloitusta.
Kansio valintakohdista valitaan Avaa:n dokumenttiarkiston kansiot, minne allekirjoitetut dokumentit tallennetaan prosessin lopuksi.
- Sisäinen tallennuskansio on isännöintitoimistolle näkyvä dokumentin sijaintikansio. (Pakollinen)
- Julkinen jakokansio on taloyhtiölle näkyvä dokumentin sijaintikansio.
Näiden valintojen jälkeen painakaa Tallenna ja etene päästäksenne lisäämään allekirjoittajat.
Allekirjoittajien valintavaiheessa voitte luoda ryhmiä, missä järjestyksessä allekirjoitusprosessi etenee. Ryhmä1 allekirjoittaa ensin ja kun se on valmis, niin prosessi siirtyy ryhmälle 2 jne.
Voitte lisätä allekirjoittajia suoraan taloyhtiön tiedoista tai sähköpostiosoitteella.
Voitte myös muokata yksittäisiä allekirjoittajan tietoja painamalla -ikonia allekirjoittajarivin oikeasta reunasta.
Viimeisessä vaiheessa saatte yleisnäkymän käynnistettävästä allekirjoitusprosessista ennen lähetystä.
Hinta lasketaan allekirjoittajien määrän ja voimassa olevan ja asetuksissa määritellyn hinnaston mukaisesti.
Allekirjoitusprosessit listataan dokumentit sivulle sekä Avaa.io työpöydällenne mikäli olette aktivoineet ”Allekirjoitusprosessit” näkymän Avaa.io työpöydällä:
Kun allekirjoitusprosessi on käynnissä, pääsette tarkastelemaan sen tilaa klikkaamalla listauksista riviä.
Allekirjoitusten tilapäivitykset saatte noudettua joko listausnäkymistä tai yksityiskohdista painamalla Päivitys-ikonia.
Kun allekirjoitusprosessi lähetetään, kaikkien vastaanottajien tila näkyy ”Ei vielä aloitettu”-tilassa. Allekirjoituskutsu on lähtenyt kaikille, mutta järjestelmien välisen viiveen vuoksi tämä muuttuu Avaa.io:ssa vasta, kun järjestelmä automaattisesti päivittää allekirjoituksen tilan tai päivitätte itse sen tilan painamalla päivitysikonia.
Kello-ikonia painamalla voitte lähettää muistutuksen yksittäiselle allekirjoittajalle.
Kommentit mitä allekirjoituksen yhteyteen kirjoitetaan, näkyy sekä isännöitsijän näkymässä, että allekirjoittajan allekirjoitusportaalissa. Kommenteista ei lähde erikseen heräte viestiä.
Voitte keskeyttää allekirjoitusprosessin ennen kuin se on valmis. Keskeytetystä allekirjoitusprosessista lähetetään sähköposti-ilmoitus kaikille allekirjoittajille. Voitte syöttää ilmoituksen saateviestin, kun allekirjoitusprosessi ollaan keskeyttämässä. HUOM! Tämä toiminto ei luo allekirjoitettua tiedostoa jo allekirjoittaneiden kesken.
Vaihtoehtoisesti voitte myös viimeistellä allekirjoitusprosessin, mikäli haluatte päättää prosessin ennen kuin kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet. Viimeistellystä allekirjoitusprosessista lähetetään sähköposti-ilmoitus allekirjoittajille, kuten valmiista prosessista. Tämä toiminto luo allekirjoitetun tiedoston jo tulleilla allekirjoituksilla, mutta uusia allekirjoituksia ei ole mahdollista lisätä asiakirjaan.
Noutamalla prosessin tilan, kun kaikki kutsutut ovat allekirjoittaneet, prosessi muuttuu valmiiksi ja sen voi arkistoida.
Vinkki: Voitte allekirjoittaa monta dokumenttia yhdellä tunnistautumisella liittämällä ne samaan allekirjoitusprosessiin ja valitsemalla Yhdistä allekirjoitetut dokumentit-valintaan ”Ei”.
