Dokumenttien lisääminen
Voitte lisätä dokumentteja “Raahaa ja pudota”-tyylillä “Lisää dokumentteja” laatikkoon tai painamalla “Valitse dokumentteja”-nappia. Valitkaa halutut dokumentit ja tämän jälkeen aukeaa dokumenttien lisäyksen läpi vievä ohjattu prosessi.
Ensimmäisessä vaiheessa nimetään dokumentit sekä valitaan niille sisäiset tallennuskansiot. Mikäli dokumenttia ei haluta jakaa ulkoisiin jakokansioihin, voidaan “Ei ulkoista jakoa” valinta. Jokaiselle dokumentille tulee valita ainoastaan yksi sisäinen tallennuskansio.
Toisessa vaiheessa voidaan valita mihin julkisiin jakokansioihin uudet dokumentit jaetaan mobiilikäyttäjän saataville. Ulkoisia jakokansioita voidaan valita useampi yhdelle dokumentille.
Kolmannessa vaiheessa voidaan määritellä dokumenteille linkitykset sekä tunnisteet. Linkkejä voidaan luoda tilaan, tonttiin, rakennukseen ja korjaukseen. Tunnisteita voidaan luoda ja lisätä dokumenteille, joilla helpotetaan dokumenttien löytämistä eri kansioista. Dokumentille voidaan antaa päiväys, jolloin dokumentti on päivätty. Oletuksena on lisäys päivämäärä.
Neljäs vaihe on yhteenveto, josta näette dokumenttien yhteenvedon, joita olette lisäämässä. Tallentakaa dokumentit painamalla “Tallenna kaikki”-napista.
Teidän on myös mahdollista tuoda dokumentteja arkistoon zip-tiedostomuodossa, jolloin arkistoon luodaan kansiorakenne zip-kansion sisällön mukaan. Nappi tähän löytyy “Sisäinen tallennuskansio”-osiosta.