Laskutus
Toimiston pääkäyttäjillä on pääsy työkirjausten hyväksyntään sekä laskujen generointiin Toimiston asetukset -sivun sivupalkista Laskutus.
Näkymän oikeasta ylälaidasta voidaan määrittää, onko ikkunassa näkyvät hinnat verottomia vai verollisia hintoja.
Suoritetut työt
Suoritetut työt laatikossa nähdään haetun aikavälin työkirjaukset kaikilta toimiston henkilökunnalta. Töitä voidaan suodattaa taloyhtiö, työn suorittajan sekä suoritusajankohdan perusteella. Mikäli kirjausta ei ole vielä käsitelty, voidaan kirjausta muokata ennen laskutusta, hyväksyä taloyhtiön laskulle tai hylätä laskutuksesta. Kirjauksia voidaan käsitellä yksitellen oikean laidan ikoneilla tai valita useampia valintaruuduista ja suorittaa sama toiminto kaikille valituille kirjauksille kerralla.
Kun kirjaus hyväksytään laskulle, järjestelmä kysyy minkä kuukauden laskulle kirjaus viedään. Mikäli valitun kuukauden lasku on merkattu laskutukseksi, antaa järjestelmä virheilmoituksen.
Hyväksynnän jälkeen rivi listataan Laskutetut työt henkilöittäin listassa sekä taloyhtiön kuukausilaskulla.
Laskutetut työt henkilöittäin
Laskutetut työt henkilöittäin laatikossa nähdään haetun aikavälin laskuilta työkirjaukset työn suorittajan mukaan jaoteltuna. Taulukosta nähdään yksittäisten kirjausten tiedot sekä henkilön kokonaislaskutus summa.
Taloyhtiökohtaiset laskut
Taloyhtiökohtaiset laskut laatikossa nähdään haetun aikavälin laskut taloyhtiöittäin. Riviä klikkaamalla päästään laskun yksityiskohtiin. Yksityiskohdista voidaan myös muokata rivejä, mikäli laskua ei ole merkattu laskutetuksi. Listan oikeasta laidasta valittuja laskuja käsitellään Toiminnot valituille alasvetovalikosta:
Päivitä hinnat = Hakee ajantasaiset hinnat aikavälin valituille laskuille, mikäli toimiston laskutusasetuksista on muutettu käyttökustannusten tai tuotteiden hintoja.
Luo laskuja = Mikäli aikaväliksi on valittu useampi kuukausi, luo koontilaskun näiden kausien laskuista taloyhtiöittäin. Luotavalle laskulle voidaan antaa päiväys sekä tulostuskieli. Vaihtoehtoina on Fivaldin myynninhallintaan vienti, Finvoice sekä Pdf tulostus. Fivaldin myynninhallintaan viennissä laskut tulevat Fivaldissa tilauksiksi, josta ne voidaan lähettää vastaanottajille.
Merkitse laskutetuksi = Merkkaa valittujen taloyhtiöiden laskut valitulta aikaväliltä laskutetuksi.
Merkitse laskuttamattomaksi = Poistaa valittujen taloyhtiöiden valitulta aikaväliltä laskuilta laskutettu merkinnän.
Vie Fivaldin myynninhallintaan
Jotta taloyhtiön laskun voi viedä Fivaldin myynninhallintaan, tulee Toimiston asetukset -sivun sivupalkista Integraatio asetukset sivulla määrittää Avaa:n yksiköt vastaaviin Fivaldin yksikköihin. Lisäksi Integraatio asetuksissa tulee määrittää Taloyhtiölaskutuksen tuoterekisteri käyttökustannusten laskutusta varten.
Lisäksi laskutettavalla taloyhtiöllä tulee olla tallennettuna Asiakastunnus Fivaldin yritysrekisterissä. Viennin yhteydessä järjestelmä antaa virheilmoituksen puuttuvista tiedoista. Asiakastunnuksen voi syöttää taloyhtiön perustiedoissa tai klikkaamalla taloyhtiön laskuriviä Taloyhtiökohtaiset laskut listassa. Asiakastunnukset voidaan hakea myös massana Toimiston asetukset -sivun sivupalkista Tuo tietoja -> Fivaldi -> Yhteisöt -> Tuo Fivaldi-id:t olemassaoleville yhtiöille.
Yhteenveto laskutetuista kuluista
Yhteenveto laskutetuista kuluista laatikossa nähdään haetun aikavälin laskutetuksi merkatut laskut kulutyypeittäin eroteltuna. Järjestelmän käyttökustannuksien sekä työkirjausten riviä klikkaamalla näette yksityiskohtia, mistä taloyhtiöistä kulut ovat syntyneet.