Tämä sivun lopussa ohje mikäli kokous on luotu “Manuaaliseksi kokoukseksi” ja tällöin ei aiheita lisätä vaan tulee kokouskutsu asiakirja ladata itse järjestelmään.

Kokouksen aiheet vaiheeseen tullessa on kokouksella ainakin kaksi aihetta, Kokouksen avaus sekä kokouksen lopetus joiden tulee olla ensimmäinen ja viimeinen aihe. Mikäli kokouksen luomiseen on käytetty kokouspohjaa, on mahdollista että pohjalta tuodaa useita aiheita jo valmiiksi. Kokouksen aiheet otsikkoriviltä löytyvästä +-napista voitte lisätä uusia aiheita kokoukselle.

Uuden aiheen lisäämis ikkunassa ensimmäinen kohta “Kohteen tyyppi” määrittää onko aiheella erityinen näkymä kokouksessa. Järjestelmässä on neljä erikoisaihetta joilla on oma erityinen näkymä. Näitä ovat:

– Todetaan kokouksen läsnäolijat
– Valitaan kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri
– Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
– Hyväksytään kokouksen työjärjestys

Mikäli haluatte käyttää näitä erityisnäkymiä teidän tulee valita tyyppi aiheelle ja lisätä se kokoukseen. Löydätte lisätietoa erityisnäkymistä kokouksen läpiviemisohjeista.

Pakollisena kenttänä aiheella on nimi. Kuvaukseen voidaan lisätä tietoja aiheesta ja se tuodaan näkyviin kutsu asiakirjaan. Käsittelijä kohtaan voidaan kirjottaa kuka aiheen esittelee kokoukselle. Tämä tieto näkyy vain kokousta läpikäydessä.

Mikäli aihe halutaan luoda tietyn aiheen ala-aiheeksi tulee aihe valita kohtasta “Valitse aihe jonka ala-aiheeksi uusi aihe liitetään”.

Aiheelle voidaan lisätä dokumentteja sekä laitteelta että Avaa.io dokumenttiarkistosta, näistä lisätyistä dokumenteistä voidaan valita ne jotka halutaan tulostettavaksi kutsu asiakirjaan.